GENERALITÀ SUL SERVIZIO MATRICOLARE
Le disposizioni in base sul servizio matricolare sono contenute nel «regolamento per le matricole dell’Esercito » – pubbl. n. 4065 in data 25-7-1941. Tali disposizioni sono state modificate ed integrate dalla circ. 1500-OM edizione 1977 (Lev.-G-002) «Organizzazione delle operazioni distrettuali».
Lo scopo della matricola è quello di registrare tutti i servizi prestati dal personale militare e militarizzato. Tali registrazioni vengono apportate sui relativi modelli dei documenti matricolari che sono fondamentali per dimostrare gli obblighi di ciascuno; per constatare i titoli di servizio in rapporto alle leggi sul reclutamento o sull’impiego, sull’avanzamento, sullo stato degli Ufficiali e dei Sottufficiali, sulle pensioni; per indicare le ricompense e le onorificienze ricevute, le ferite e le infermità sofferenti a causa di servizio, le Campagne di guerra fatte; per specificare, infine, i motivi della cessazione del servizio e da ogni obbligo ad esso inerenti per l’accertamento dei diritti che conseguentemente possono derivarne.
La competenza distrettuale per le operazioni matricolari è riferita esclusivamente alla residenza anagrafica in atto dei singoli soggetti, quale risulta dai registri e dalle notificazioni comunali. Non assumono rilevanza, ai fini della competenza medesima, gli istituti giuridici del domicilio, della dimora e delle località di nascita.
La documentazione matricolare, sulla quale vengono apportate le registrazioni dei servizi, è costituita, per ogni soggetto, in doppia copia. Questa perché il servizio matricolare è basato sul concetto che tali documenti debbano essere tenuti per due Enti diversi: sia perché possa aversi un duplice controllo sulla regolarità delle iscrizioni, sia perché in caso di smarrimento o di distruzione di uno dei documenti, se ne possa avere una seconda copia, sia infine perché uno dei documenti possa seguire da vicino il soggetto stesso.
I modelli della documentazione matricolare sono diversi a secondo dello stato giuridico di ogni soggetto. I modelli attualmente in uso sono:
a. mod. 127 = «Stato di servizio» per gli Ufficiali. Tale documento costituisce la parte I del libretto personale che comprende anche la parte II (note caratteristiche) e la parte III (sanzioni disciplinari).
— il tipo A è per gli Ufficiali in servizio permanente,
— il tipo B è per quelli di complemento.
b. mod. 104 = «Foglio matricolare e caratteristico» per i militari ri di truppa di carriera e per li Sottufficiali
c. mod. 106: «Foglio Matricolare e caratteristico» per i militari di truppa di leva.
Per la diversità dello stato giuridico del personale che gestisce, l’Ufficio Matricola viene suddiviso nella Matricola Ufficiali e nella Matricola Sottufficiali e Militari di Truppa.

Le operazioni di competenza sono:
a. Variazioni matricolari;
b. Concessione di onorificenze e ricompense;
c. Istruzione delle pratiche pensionistiche privilegiate;
d. Istruzione dei ricorsi;
e. Gestione della documentazione degli Ufficiali in congedo;
f. Istruzione delle pratiche di Equo Indennizzo;
g. Istruzione delle pratiche di riabilitazione militare e di reintegrazione nel grado;
h. Iscrizione nel Ruolo d’Onore;
i. Istruzione ed esame del giudicato penale ai fini disciplinari.

La documentazione
La documentazione matricolare dei Sottufficiali e dei militari di Truppa in congedo viene inviata dai Corpi da cui il soggetto è stato collocato in congedo e viene custodita, in ordine di classe (anno di nascita) e, per ogni classe, in ordine alfabetico, dal Centro Documentale dei Distretti Militari di residenza anagrafica.
Per le classi fino al 1945 compreso, oltre al foglio matricolare mod. 104 (Sottufficiali, Carabinieri e Militari di Truppa a ferma speciale) e mod. 106 (militari di leva), esiste anche un ruolo mod. 105 che viene custodito dal Centro Documentale del D.M. di leva fino al compimento del 70* anno di età delle classi interessate, dopodiché, come per ogni classe, essi vengono versati all’Archivio di Stato, previo microfilmatura.
All’atto del compimento del 45° anno di età, il 1° originale dei fogli matricolari dei militari di Truppa, di D.M. di leva diverso da quello di residenza, deve essere inviato al Centro Documentale del D.M. di Leva.
Si procede analogamente per i Sottufficiali collocati in congedo assoluto che siano di D.M. di leva diverso da quello di residenza.
Per il personale ancora soggetto ad obblighi di mobilitazione, il 2* originale del foglio matricolare viene custodito dall’Ufficio Forza in congedo del D.M. di residenza fino a quando è soggetto a tali obblighi, dopodiché viene inviato al competente Centro Documentale. In tale caso ogni variazione apportata sul 1° originale dovrà essere comunicata anche all’Ufficio Forza in Congedo.
Per i Sottufficiali e i Militari di Truppa a ferma speciale esiste, inoltre, anche la documentazione caratteristica come prescritto dalla legge 5-11-1962, n. 1695 (tire. n. 2 G.M. 1965) e dal regolamento di cui al D.P.R. 15-6-1965, n. 1431 (circ. n. 32 G.M. 1966).